Nachrichten an das Finanzamt d\u00fcrfen grunds\u00e4tzlich per E-Mail geschickt werden \u2013 allerdings nur, wenn das Finanzamt damit einverstanden ist. Und: Eine E-Mail gen\u00fcgt nicht in jedem Fall der Schriftform.<\/p>\n
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Das Finanzamt tut sich schwer mit modernen Kommunikationsmitteln. Mit einem BMF-Schreiben zur \u00c4nderung des Anwendungserlasses zur Abgabenordnung wurden jetzt immerhin einige Schritte in die richtige Richtung unternommen und folgende Regeln getroffen:<\/p>\n
Die \u00dcbermittlung elektronischer Dokumente an die Finanzbeh\u00f6rden und an die Steuerpflichtigen ist zul\u00e4ssig, soweit der Empf\u00e4nger hierf\u00fcr einen Zugang er\u00f6ffnet. Die Zugangser\u00f6ffnung kann durch ausdr\u00fcckliche Erkl\u00e4rung oder konkludent sowie generell oder nur f\u00fcr bestimmte F\u00e4lle erfolgen. Vorbehaltlich einer ausdr\u00fccklichen gesetzlichen Anordnung besteht weder f\u00fcr die Steuerpflichtigen noch f\u00fcr die Finanzbeh\u00f6rden ein Zwang zur \u00dcbermittlung elektronischer Dokumente.<\/p>\n
Bei nat\u00fcrlichen oder juristischen Personen, die eine gewerbliche oder berufliche T\u00e4tigkeit selbst\u00e4ndig aus\u00fcben und die auf einem im Verkehr mit der Finanzbeh\u00f6rde verwendeten Briefkopf, in einer Steuererkl\u00e4rung oder in einem Antrag an die Finanzbeh\u00f6rde ihre E-Mail-Adresse angegeben oder sich per E-Mail an die Finanzbeh\u00f6rde gewandt haben, kann i.d.R. davon ausgegangen werden, dass sie damit konkludent ihre Bereitschaft zur Entgegennahme elektronischer Dokumente erkl\u00e4rt haben. Bei Steuerpflichtigen, die keine gewerbliche oder berufliche T\u00e4tigkeit selbst\u00e4ndig aus\u00fcben (z.B. Arbeitnehmer, Rentner), ist dagegen derzeit nur bei Vorliegen einer ausdr\u00fccklichen, aber nicht formgebundenen Einverst\u00e4ndniserkl\u00e4rung von einer Zugangser\u00f6ffnung auszugehen.<\/p>\n
Zugang elektronischer Dokumente<\/strong><\/p>\n Ein elektronisches Dokument ist zugegangen, sobald die f\u00fcr den Empfang bestimmte Einrichtung es in f\u00fcr den Empf\u00e4nger bearbeitbarer Weise aufgezeichnet hat. Ob und wann der Empf\u00e4nger das bearbeitbare Dokument tats\u00e4chlich zur Kenntnis nimmt, ist f\u00fcr den Zeitpunkt des Zugangs unbeachtlich.<\/p>\n Ein f\u00fcr den Empf\u00e4nger nicht bearbeitbares Dokument ist nicht zugegangen und l\u00f6st somit noch keine Rechtsfolgen aus (z.B. die Wahrung einer Antrags- oder Rechtsbehelfsfrist oder das Wirksamwerden eines Verwaltungsakts). <\/p>\n Elektronisch signierte Dokumente<\/strong><\/p>\n Soweit durch Gesetz die Schriftform vorgeschrieben ist, kann dieser Form grunds\u00e4tzlich auch durch \u00dcbermittlung in elektronischer Form entsprochen werden. Hierbei muss das Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur i.S.d. \u00a7\u00a02 Nr.\u00a03 des Signaturgesetzes versehen sein.<\/p>\n Das gilt auch, wenn eine eigenh\u00e4ndige Unterschrift gesetzlich vorgeschrieben ist. In diesem Fall ist das Dokument von derjenigen Person elektronisch zu signieren, die zur eigenh\u00e4ndigen Unterschrift verpflichtet ist, bzw. von der bevollm\u00e4chtigten Person.<\/p>\n Elektronische Dokumente, die mit einem Wahlnamen signiert worden sind, dem die Funktion des b\u00fcrgerlichen Namens zukommt, d\u00fcrfen von den Finanzbeh\u00f6rden nicht zur\u00fcckgewiesen werden. <\/p>\n Eine elektronische Signatur ist nicht erforderlich, wenn das Gesetz neben der Schriftform auch die elektronische \u00dcbermittlung zul\u00e4sst (z.B. durch die Formulierung schriftlich oder elektronisch) oder zur elektronischen \u00dcbermittlung verpflichtet.<\/p>\n (BMF-Schreiben vom 1.8.2014 )<\/p>\n